회사에서 팀장급 정도가 되면 본인이 일을 하는 것 보다 조직관리나 프로젝트 관리가 훨씬 중요해진다. 물론 중소기업에서는 실무를 하면서 관리를 해야 하기 때문에 프로젝트가 시작되면 완전 초죽음이 되는 경우도 많다.
프로젝트 관리는 자원관리/일정관리/업무관리/기타관리 등 해야 할 것이 많아서 어디에데가 적어두면서 관리하기란 어려움이 많다. 이런 복잡한 프로젝트 관리를 도와주는 툴이 프로젝트 관리 프로그램이다. '마이크로소프트의 프로젝트'와 같은 유료 프로그램부터 OpenProj 라는 무료 프로그램도 있다. 하지만, 대부분의 프로그램이 배우는 데에 많은 시간이 소요되고 영어권 프로그램이라서 사용하기가 녹록치 않다.
오늘 소개하는 다우기술의 팀오피스는 프로젝트를 관리하는 분들을 위한 간단한 UI와 완벽한 한글(당연하쥐)기반의 프로젝트관리 툴이다. 또한, 웹에서 관리되는 툴이므로 어디서나 관리가 가능하다는 장점이 있다.
"팀오피스"는 중소기업이나 팀에서 사용하는 업무 커뮤니케이션 툴이다.
팀오피스의 제공 기능
팀오피스는 프로젝트나 업무 관리를 위한 다양하면서도 깔끔한 기능들을 제공한다. 주요 기능에 대해서 만 알아보자.
* 현황판
현황판은 나의 업무도우미이다
캠프에서 등록되는 모든 업무내용이 실시간으로 업데이트되므로 새롭게 추가되는 업무진행상황을 빠짐없이 볼 수 있으며, 또한 가장 시급히 진행해야하는 나의 업무를 확인할 수 있어 일의 우선순위를 관리할 수 있다.
최근 나의 일정 확인, 담당, 관리업무 확인, 나만의 개인메모 등록 등
* 프로젝트 관리
프로젝트는 유기적으로 진행되는 프로젝트 성격의 작업들에 대하여 상세진행일정을 세우고 세부추진작업을 구성할 수 있게 해준다. 체계적인 관리나 업무보고가 필요한 작업에 대해서는 각 담당자의 상세 업무를 추가 등록할 수 있으며, 작업의 시작일과 선행업무에 따라 자동으로 프로젝트가 수행된다.
작업의 진행상태(대기, 지연, 진행, 완료)에 따라 프로젝트의 진행률이 결정되기 때문에, 프로젝트 책임자는 실시간으로 전체 프로젝트의 일정을 확인하고 조정할 수 있다.
전체 프로젝트 진행상황 확인, 프로젝트 세부추진업무의 진행상황 점검, 과거 프로젝트 검색 등
* 업무 관리
업무관리는 팀에서 진행하는 모든 업무에 대하여 담당자별로 업무를 배분하고 업무기한을 설정하여 체계적으로 업무진행이 이루어질 수 있도록 만들어준다.
마스터 또는 관리자가 업무를 지시하면 담당자는 업무보고와 함께 업무를 완료할 수 있습니다. 물론 자신의 업무를 직접 등록할 수도 있다. 완료된 업무의 확인을 위해 승인을 요청하거나, 협업이 필요한 업무에 대해서는 담당자를 여러 명 지정하여 공동작업이나 업무보고가 가능하게 이끌어준다.
업무기한 내에 업무완료를 하지 않으면 지연업무로 표시하므로 원활하게 진행되고 있지 않은 업무를 바로 확인할 수 있다.
명확한 업무내용 전달, 담당자별 업무량 확인, 업무확인 요청, 업무일정 진행상황 확인 등
* 보고서
보고서는 팀에서 자주 사용하는 주간보고 및 월간보고를 비롯해 업체와의 미팅보고나 회의보고 등과 같은 보고서를 편리하게 등록하고 공유할 수 있게 만들어준다.
보고서양식은 보고주기와 보고자를 지정할 수 있고 팀 특성에 맞는 보고양식을 설정할 수 있다. 등록된 보고서양식들은 보고 시기에 맞춰서 보고자의 담당업무에 나타나므로 보고자는 양식에 맞추어 보고서를 등록하여 할당된 보고 업무를 수행한다.
이렇게 등록된 보고서는 팀장이 바로 확인할 수 있고, 회차별로 모두 보존되어 지난 보고서를 참조하거나 취합하는데 편리하다.
팀을 위한 맞춤 보고서 만들기, 내가 관리할 보고서 한 눈에 보기, 지난 보고서의 보존, 보고자 및 미보고자 확인 등
* 요청처리
요청처리는 팀 간 또는 팀 내부에서 상대방에게 업무요청을 하고 수락하는 절차를 통해 업무협업을 편리하고 원활하게 만들어준다.
요청자가 업무요청을 등록하면 관리자 또는 담당자가 수락이라는 방식을 거쳐 업무기한을 지정하고 담당자를 다시 결정하거나 변경할 수 있다. 기한과 담당자가 정해지면 담당자는 업무진행에 대한 보고를 등록하고, 요청자가 승인을 하면 업무가 완료된다.
요청처리는 업무관리와 유사한 방식으로 업무진행이 이루어지나 요청에 대한 수락이 이루어지지 않으면 업무진행을 할 수 없다는 점에서 팀 내부에서 보다는 팀 간 업무협업을 위해 효과적으로 이용될 수 있다.
편리한 업무요청, 요청업무 처리현황 확인, 요청된 업무의 담당자 배분 등
이 외에도 자료실, 게시판, 캘린더, 주소록 출근부 등이 제공되며 기능 간 유기적인 연동이 되어 사용이 편리하고 집중할 수 있다.
다우기술의 팀오피스 이벤트 미리보기
팀오피스 홈페이지에서는 다양한 이벤트와 지원 행사가 곧곧에 있다. 아직은 시장에 널리 알려지지 않아서 홍보를 위해 애쓰는 것이라 생각한다.
비영리단체를 위한 팀오피스 무상지원
팀오피스 무료 세미나
팀오피스 1개월 무료 캠프 개설
무료로 팀오피스 엔터프라이즈 버전 3개월 사용하기
요즘 팀오피스를 이벤트하고 있는 블로드에서 팀오피스 상품권을 제공하고 있다. 로그인한 후 아래와 같이 상품권번호를 입력하여 캠프를 개설하면 팀오피스의 최상위 상품인 엔터프라이즈 버전으로 캠프가 개설되며, 무려 3개월 간 무료로 사용할 수 있다.
